Een koppeling laten maken: wat het is en wat je ervoor nodig hebt
Kort antwoord
Een koppeling laat twee systemen gegevens uitwisselen, zodat niemand meer overtypt. Code haalt op vaste momenten, of zodra er iets verandert, gegevens uit het ene systeem en zet ze in het andere. Dat kan meestal als een systeem een API of een export heeft. Een taalmodel of andere AI is er niet voor nodig.
Wanneer het loont
Een koppeling loont als dezelfde gegevens op twee plekken staan en iemand ze bijhoudt. Je herkent het aan:
- prijzen die je twee keer intypt, in je ERP en in je webshop;
- voorraad die in de webshop niet klopt met het magazijn;
- orders of formulieren die iemand overtypt in een ander systeem;
- een export die elke week met de hand in Excel wordt gezet.
Wat je ervoor nodig hebt
- Toegang tot beide systemen: een API of een export, en een account dat erbij mag.
- Een leidend systeem per gegeven: bijvoorbeeld de prijs uit het ERP en de productfoto uit de webshop. Zonder die keuze overschrijven systemen elkaar.
- Een vast ritme: op vaste momenten per dag, of meteen als er iets verandert.
- Iemand die de uitzonderingen bekijkt: wat niet overeenkomt, moet ergens terechtkomen.
API, export of webhook
| Manier | Wat het is | Wanneer |
|---|---|---|
| API | Code vraagt gegevens op en schrijft ze terug | De standaard, als het systeem er een heeft |
| Webhook | Het systeem seint zelf als er iets verandert | Als het meteen moet, zoals bij een nieuwe order |
| Export | Een bestand op vaste momenten | Als er geen API is |
De WooCommerce REST API kan bijvoorbeeld producten en orders lezen en bijwerken, en kent webhooks. Exact Online heeft een REST API voor onder meer facturatie, verkoop, inkoop en voorraad.
Waar het op stukloopt
Stille fouten. Een koppeling die niets meldt, kan weken verkeerde cijfers doorzetten. Zet daarom wat niet overeenkomt op een lijst van verschillen, met beide waarden ernaast.
Twee keer de baas. Passen mensen dezelfde prijs op twee plekken aan, dan wint de laatste. Spreek af waar je wijzigt.
Artikelen die niet matchen. Heeft een artikel in het ene systeem een andere code dan in het andere, dan regel je dat eerst. Dat is vaak meer werk dan het lijkt.
Koppelingen die we gebouwd hebben
- Webshop (WooCommerce) en ERP (Brincr) bij een groothandel: voorraad, prijzen en een lijst van de verschillen.
- De eventagenda (Luma) elk uur naar de website van een coworkingbedrijf, met een eigen pagina per event.
- Het takenbord (Notion) elk kwartier naar de WhatsApp-groep van een websiteteam.
- Formulieren van HubSpot naar Pipedrive.
Vragen
Wat kost een koppeling?
Bij ons meestal € 2.500 tot € 6.000 excl. btw voor een koppeling tussen twee systemen, plus vanaf € 195 per maand voor beheer. Je krijgt vooraf een vaste prijs.
Is hier AI voor nodig?
Nee. Twee lijsten vergelijken en gegevens overzetten doet gewone code sneller en goedkoper, en elke keer op dezelfde manier.
Wat als mijn systeem geen API heeft?
Kan het exporteren, bijvoorbeeld naar Excel of CSV, dan kan een koppeling daarmee werken. Dat is minder direct, want de gegevens zijn dan zo vers als de laatste export.
Kan ik WooCommerce aan Exact Online koppelen?
Ja, beide hebben een API, en in de app store van Exact staan ook kant-en-klare koppelingen. Deze combinatie hebben wij zelf nog niet gebouwd. Past een bestaande koppeling, dan is maatwerk niet nodig.
Maatwerk of een kant-en-klare koppeling?
Begin bij kant-en-klaar als die doet wat je nodig hebt. Maatwerk loont als je eigen regels hebt, als er geen bestaande koppeling is, of als je een lijst van verschillen wilt om na te lopen.
Wil je dit voor jouw werk uitzoeken?
Stuur een voorbeeld van wat er bij jou binnenkomt, zoals een order, een export of een mail. Dan schetsen we de route voor jullie, met de plek waar jij de check houdt.