Inkoopfacturen naast de prijslijst
Elke inkoopfactuur wordt gelezen en per regel vergeleken met de afgesproken prijs en de vorige factuur. Wat klopt, gaat door; wat afwijkt, wacht op een mens.
- Branche
- Groothandel
- Soort
- AI-workflow
- Systemen
- Het ERP van de groothandelMailSignal Base
- Draait
- Bij elke nieuwe factuur
Zo ziet het eruit
Met demodata. De stappen en de systemen kloppen; namen, artikelen en bedragen zijn verzonnen.
Inkoopfacturen
- 07:42Voorbeeldleverancier B.V.F-2026-0418.pdf1 afwijking
- 08:05Leverancier koffiefactuur-88213.pdfklopt
- 08:31Leverancier verpakking2026-311.pdfklopt
- 09:02Leverancier schoonmaakINV7709.pdfklopt
- 09:47Leverancier zuivelscan_0412.pdfklopt
Demodata
Factuur
| Artikel | Aantal | Prijs | ERP | Verschil |
|---|---|---|---|---|
| Koffiebonen espresso, 1 kg | 24 | 18,40 | 18,40 | gelijk |
| Rietsuikersticks, doos 1000 | 6 | 21,90 | 21,90 | gelijk |
| Servetten 33×33 wit, 500 st | 10 | 12,35 | 11,63 | +6,2% |
| Bekers karton 200 ml, 1000 st | 4 | 44,00 | 44,00 | gelijk |
| Afwasmiddel professioneel, 5 l | 8 | 16,75 | 16,75 | gelijk |
| Totaal excl. btw | 1.006,50 |
Demodata
Hoe het werkt
- WasElke factuur regel voor regel naast het ERP leggen
- NuElke factuur gelezen en vergeleken zodra hij binnen is
- JijBeslissen over de paar regels die afwijken
Leveranciers mailen hun facturen als pdf, elk in een eigen opmaak. Op kantoor legde iemand ze naast de prijzen in het ERP. Een stijging van een paar procent op één regel zie je zo niet snel.
De workflow leest elke factuur die binnenkomt. Heeft een leverancier altijd dezelfde opmaak, dan doet gewone code dat. Bij een wisselende opmaak leest een taalmodel de regels: artikel, aantal en prijs per stuk.
Daarna is het rekenwerk, en dat doet code: klopt de prijs met de afspraak, en is hij gestegen sinds de vorige keer? Klopt alles, dan gaat de factuur door. Alleen een regel die afwijkt komt op het scherm, met het verschil erbij.
De route
- ErinInkoopfacturen als pdf, uit de mail
- Code en modelCode of een taalmodel leest de regels; code vergelijkt ze met het ERP en de vorige factuur
- JijGoedkeuren of terugsturen, alleen bij een afwijking
- EruitEen gecontroleerde factuur voor de administratie, met wie akkoord gaf en wanneer
Regels die hier gelden
Eerst gewone code
Een vaste opmaak leest code, en het vergelijken is rekenwerk.
Een mens geeft akkoord
Een factuur met een afwijking gaat pas door na een klik van iemand op kantoor.
Niets verzinnen
Elke prijs komt van de factuur zelf of uit het ERP.
Lijkt dit op jouw week?
Stuur een voorbeeld van wat er bij jou binnenkomt, zoals een order, een export of een mail. Dan schetsen we de route voor jullie, met de plek waar jij de check houdt.
- 010 360 20 34 kantoor
- 06 49 12 98 55 mobiel