Wat is een AI-receptionist, en is het iets voor jouw bedrijf?
Kort antwoord
Een AI-receptionist is een AI-stem die de telefoon opneemt als jij dat niet kunt. Hij zegt dat hij een AI is, vraagt waar het om gaat en zet het bericht in je mail, planning of ERP. Bij spoed gaat de telefoon van een mens over. Het past bij bedrijven die vaak gebeld worden terwijl ze aan het werk zijn, zoals installateurs, garages en groothandels.
Zo klinkt het
Gemaakt met ElevenLabs. AI-stemmen en verzonnen gesprekken, geen opnames van een echte lijn. Elke taal heeft eigen moedertaalstemmen.
Wat hij doet, en wat niet
| Doet hij | Doet hij niet |
|---|---|
| Elke oproep opnemen, ook ’s avonds en midden in de drukte | Prijzen, levertijden of toezeggingen verzinnen |
| Vragen waar het om gaat en wie er terug wil horen | Beslissen wat er bij spoed moet gebeuren |
| Spoed herkennen aan jouw lijst, en een mens bellen | Meer vragen dan nodig is om terug te bellen |
| Het bericht zetten waar jij werkt | Doen alsof hij een mens is |
Een gemiste oproep zegt niets over waar het om ging. Na een gesprek met de assistent heb je een kort bericht, met het verslag eronder.
Voor welke bedrijven het past
Het past als er vaak gebeld wordt op momenten dat niemand kan opnemen, en als de meeste vragen op elkaar lijken.
- Installatiebedrijf: spoed apart van wat tot maandag kan.
- Groothandel: een bestelling om 06:40 als concept in het ERP.
- Restaurant: reserveren tijdens de service, en groepen naar een mens.
- Garage: de afspraak in de planning, met het geluid erbij dat de klant hoorde.
- Transport en opslag: een chauffeur in de eigen taal te woord staan, terwijl de planner het in het Nederlands leest.
Het past minder als elk gesprek advies of vertrouwen vraagt. Dan wil de beller een mens, en moet je die ook geven.
Wat je vooraf beslist
- Wanneer neemt hij op: altijd, buiten openingstijden, of als er niemand opneemt?
- Wat is spoed, en wie wordt er dan gebeld?
- Wat mag hij zelf zeggen, zoals openingstijden of de status van een order?
- Waar komt het bericht terecht: mail, planning, ERP of CRM?
- Welke talen spreken je bellers?
- Hoe lang bewaar je gesprekken?
Wat de wet vraagt
Zeggen dat het een AI is. Sinds 2 augustus 2026 geldt artikel 50 van de AI-verordening. Mensen moeten weten dat ze met een AI praten, uiterlijk bij het eerste contact, tenzij dat al duidelijk is. Het artikel legt die plicht bij de aanbieder van het systeem. Zet het daarom gewoon in de eerste zin.
Gegevens van bellers. Een naam, een nummer en een gespreksverslag zijn persoonsgegevens. Dan geldt de AVG: vraag niet meer dan nodig, vertel bellers wat je ermee doet en kies een vaste bewaartermijn. Wij verwijderen onze eigen verslagen na 90 dagen automatisch.
Andere partijen. Een stemdienst of maildienst die dit voor je verwerkt, is een verwerker. Daarmee sluit je een verwerkersovereenkomst. Staat die dienst in de Verenigde Staten, dan kijk je ook of die onder het Data Privacy Framework valt of dat er een modelcontract nodig is.
Dit is onze lezing, geen juridisch advies. Laat een jurist of privacyadviseur meekijken.
Waar het misgaat, en hoe je dat voorkomt
Cijfers. Taalmodellen maken fouten als ze telefoonnummers uitspreken. Laat code de cijfers klaarzetten, dan bel je niemand terug op een verkeerd nummer.
Verzinnen. Een model dat iets niet weet, kan toch antwoorden. Geef hem daarom alleen wat hij mag zeggen, en laat hem de rest bij een mens neerleggen.
Stilte. Hoort de assistent niet goed wanneer iemand klaar is met praten, dan valt het gesprek stil. Test daarom met echte telefoonlijnen, niet alleen in een browser.
Hoe dit bij ons draait
Op ons eigen kantoor neemt een eigen telefooncentrale (Asterisk) de lijn aan, en ElevenLabs voert het gesprek in het Nederlands of het Engels. Na afloop gaat het bericht per mail, via Brevo. Terugbellen doet een mens.
Vragen
Wat kost een AI-receptionist?
Bij ons € 2.500 tot € 4.500 excl. btw voor een lijn die berichten aanneemt, en € 5.000 tot € 9.000 met je agenda of ERP eraan. Daarbij komt vanaf € 195 per maand voor beheer, plus de gesprekken en de telefoonlijn tegen inkoopprijs.
Merkt een beller dat het een AI is?
Dat moet. De eerste zin zegt dat je een AI spreekt, en wie dat niet wil, kan ophangen en mailen of een mens vragen.
Moet ik een nieuw telefoonnummer?
Meestal niet. Je schakelt je bestaande nummer door naar de lijn, altijd of alleen als er niemand opneemt. Of dat kan, hangt af van je provider.
Kan hij ook afspraken in mijn agenda zetten?
Dat kan met een koppeling op je agenda of planning. Op onze eigen lijn neemt hij alleen berichten aan en mailt die door; koppelingen bouwen we per bedrijf.
Spreekt hij ook andere talen dan Nederlands?
Ja. Onze eigen lijn draait in het Nederlands en het Engels. ElevenLabs noemt 31 talen voor zijn agents. Andere talen zetten we erbij als jouw bellers die spreken.
Wil je dit voor jouw werk uitzoeken?
Stuur een voorbeeld van wat er bij jou binnenkomt, zoals een order, een export of een mail. Dan schetsen we de route voor jullie, met de plek waar jij de check houdt.