Factuurverwerking met AI: hoe controleer je inkoopfacturen automatisch?
Kort antwoord
Bij factuurverwerking met AI leest een taalmodel of gewone code de regels van een inkoopfactuur uit de pdf: artikel, aantal en prijs per stuk. Daarna vergelijkt code elke regel met de afgesproken prijs en de vorige factuur. Klopt alles, dan gaat de factuur door. Wat afwijkt, komt bij een mens terecht, met het verschil erbij.
De route van een factuur
- Binnenkomst: een leverancier mailt de factuur als pdf.
- Lezen: code of een taalmodel haalt de regels eruit.
- Vergelijken: code legt elke regel naast de afgesproken prijs en de vorige factuur.
- Jouw check: alleen wat afwijkt komt op het scherm, met het verschil erbij.
- Klaar: de administratie krijgt een gecontroleerde factuur, met wie akkoord gaf en wanneer.
Wat een model doet, en wat code doet
| Stap | Wie | Waarom |
|---|---|---|
| Factuur met vaste opmaak lezen | Code | Altijd hetzelfde, dus een model is niet nodig |
| Factuur met wisselende opmaak lezen | Taalmodel | Lezen is waar een model goed in is |
| Prijzen vergelijken en rekenen | Code | Rekenen moet elke keer kloppen |
| Beslissen over een afwijking | Mens | Soms is een hogere prijs terecht |
Laat een taalmodel nooit het rekenwerk doen. Het leest goed, maar het kan een bedrag verkeerd optellen zonder dat je het merkt.
Uitlezen is nog geen controleren
Veel boekhoudpakketten lezen facturen al uit. Dat scheelt typen, maar het zegt niet of de prijs klopt. Een stijging van een paar procent op één regel zie je niet als je alleen het totaal boekt. De winst zit in de vergelijking met wat je hebt afgesproken.
Wat je ervoor nodig hebt
- Een vaste plek waar facturen binnenkomen, zoals een mailadres.
- Je afgesproken prijzen op één plek, bijvoorbeeld in je ERP.
- Artikelcodes die je aan de regels op de factuur kunt koppelen.
- Iemand die beslist over wat afwijkt.
Bewaren blijft jouw plicht
Een workflow verandert niets aan de bewaarplicht. De Belastingdienst vraagt om je administratie 7 jaar te bewaren, en facturen over onroerende zaken 10 jaar. Een digitale factuur bewaar je digitaal, in de vorm waarin je hem kreeg. Bewaar ook de mail waar hij aan vastzat, zodat je kunt laten zien dat hij na ontvangst niet is aangepast. Een uitgelezen versie vervangt het origineel dus niet.
Vragen
Wat kost factuurverwerking met AI?
Eén workflow kost bij ons meestal € 3.500 tot € 8.500 excl. btw, plus vanaf € 195 per maand voor beheer. Je krijgt een vaste prijs nadat we een week voorbeelden hebben gezien.
Betaalt de workflow ook de factuur?
Nee. Een betaling is niet zomaar terug te draaien, dus die laten we niet aan een workflow over. Hij levert een gecontroleerde factuur aan de administratie, met wie akkoord gaf en wanneer.
Moet ik een nieuw boekhoudpakket?
Nee. De workflow leest uit en schrijft naar wat je al hebt. Hij heeft wel je afgesproken prijzen nodig, bijvoorbeeld uit je ERP.
Mogen mijn facturen door een AI-model?
Dat spreken we vooraf af. Heeft een leverancier altijd dezelfde opmaak, dan is geen model nodig, want gewone code leest die ook. Gaan er persoonsgegevens door een externe dienst, dan hoort daar een verwerkersovereenkomst bij.
Wil je dit voor jouw werk uitzoeken?
Stuur een voorbeeld van wat er bij jou binnenkomt, zoals een order, een export of een mail. Dan schetsen we de route voor jullie, met de plek waar jij de check houdt.