AI-automatisering voor groothandels: waar begin je?
Kort antwoord
Een groothandel begint het best bij inkoopfacturen, bij de koppeling tussen webshop en ERP, en bij een bellijst van klanten die later bestellen dan anders. Alleen het lezen van facturen en mails vraagt om een taalmodel. Het vergelijken en rekenen doet gewone code, en een mens beslist over wat afwijkt en belt de klant.
Waar de tijd zit, en wat erbij past
| Werk | Aanpak | AI nodig? | Wat een mens doet |
|---|---|---|---|
| Inkoopfacturen naast de afgesproken prijzen leggen | Workflow | Alleen om wisselende pdf’s te lezen | Beslissen over regels die afwijken |
| Prijzen en voorraad in webshop en ERP | Koppeling | Nee | De lijst met verschillen nalopen |
| Weten welke klant stil valt | Dashboard | Nee | Bellen, en horen waarom |
| Openstaande en te late facturen | Dashboard | Nee | Achter de betaling aan |
| Orders uit mail of pdf | Workflow | Ja, om te lezen | Het concept nakijken |
| Productteksten | Workflow | Ja, om te schrijven | Goedkeuren |
De meeste winst zit dus niet in AI, maar in code die twee lijsten naast elkaar legt. Een taalmodel komt pas in beeld waar iets gelezen of geschreven moet worden.
Inkoopfacturen
Leveranciers mailen hun facturen als pdf, elk in een eigen opmaak. Een stijging van een paar procent op één regel zie je niet snel als je ze met de hand naast het ERP legt. Een workflow leest elke factuur en vergelijkt elke regel met de afspraak en de vorige factuur. Alleen wat afwijkt komt bij jou. Lees meer over factuurverwerking met AI.
Webshop en ERP
Staan prijzen en voorraad op twee plekken, dan pas je ze twee keer aan, of ze lopen uit elkaar. Een koppeling houdt ze gelijk en zet wat niet klopt op een lijst. Daar komt geen taalmodel aan te pas. Lees meer over een koppeling laten maken.
Klanten die stil vallen
Een lunchroom die elke week bestelt en nu twee weken niets heeft gevraagd, is een telefoontje waard. Uit een export haal je dat niet snel, zeker niet bij honderden klanten. Een dashboard leert per klant hoe vaak die bestelt en hoeveel, en zet wie afwijkt bovenaan de bellijst, met één reden erbij. Uit dit werk voor één groothandel groeide Signal Base, ons product voor groothandels.
Bestellingen per mail en telefoon
Vaste klanten bestellen vaak hetzelfde als vorige week, per mail of vroeg aan de telefoon. Een taalmodel of AI-receptionist kan dat als concept klaarzetten, en iemand kijkt het na voordat het de deur uit gaat. Dit is een idee dat we per bedrijf uitwerken: de koppeling met je ERP bouwen we op maat.
Vragen
Werkt dit met mijn ERP?
Heeft je ERP een API of een export, dan kan er meestal een koppeling komen. Wij werkten tot nu toe met Brincr en WooCommerce.
Moet ik overstappen op een nieuw systeem?
Nee. Het resultaat zie je terug in wat je al hebt, of in een lijst om mee te werken.
Vervangt dit mijn binnendienst?
Nee. De bellijst ziet dat een klant stil is. Waarom, hoor je pas aan de telefoon. De binnendienst houdt tijd over voor dat gesprek.
Wat kan ik als eerste doen?
Kijk welk werk elke week het meeste tijd kost, en verzamel daar een week voorbeelden van. Bij veel leveranciers is dat vaak de inkoopfactuur, bij een eigen webshop vaak de prijzen en voorraad.
Wil je dit voor jouw werk uitzoeken?
Stuur een voorbeeld van wat er bij jou binnenkomt, zoals een order, een export of een mail. Dan schetsen we de route voor jullie, met de plek waar jij de check houdt.